A dokumentumok anyagi objektumokból állnak, amelyek tartalma szellemi termék. Úgy tekinthetünk rájuk, mint rögzített ismeret.

A könyvtár a dokumentumokat közre adja az olvasók számára.

• könyv
• folyóirat
• kézirat
• fotó
• térkép
• kisnyomtatvány

A könyvtár később bővült a következőkkel:

• hanglemezek
• filmek
• mágnesszalag
• kazetta
• elektronikus adathordozó
• informatikai eszközök

A számbavétel egy külön tudományterület

A számbavétel eszköze a bibliográfia készítése

• szak
• általános
• gyűjtőkörök szerint
  • regionális
  • válogatott
  • teljes
  • egyetemes
  • földrajzi szempont szerint
  • retrospektív (idő szerint)
• dokumentum típus alapján
  • könyv
  • sajtó
  • repertórium (cikk)
  • zenemű
  • térkép
  • filográfia

A feldolgozás történhet:

• feltárás mélysége alapján
  • regisztratív
  • referáló
  • annotált
• elrendezés módja alapján
  • betűrendi
  • tárgyi
  • kronológikus
  • topográfia

• formai
  • bibliográfia készítése formai jegyek alapján
    • szerző neve
    • cím
    • címek
• tartalmi
  • téma, tartalom meghatározása, osztályozása
    • szak katalógus létrehozása
    • tárgy katalógus létrehozása

A megőrzés problémái:

• speciális
  • elektronikus dokumentumok
    • fizikai romlás
    • régebbi inkompatibilitás
• összetett
  • egyes dokumentumok más-más tulajdonsággal rendelkeznek

A gyűjtés tulajdonképpen a fizikai beszerzést jelenti. A gyűjtésre gyűjtő helyek szakosodtak, amelyek munkáját a gyűjtőköri szabályzat határozza meg. A gyűjtőhelyek összehangoltan működnek együtt a beszerzésben.

A gyűjtési szabályzat meghatározza a következőket:

• mit?
• miként?
• tartalmi szempontok
• formai szempontok
• egyéb szempont